什么是檔案研究 檔案是怎么定義的
什么是檔案?檔案是什么——我對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)?檔案是什么?檔案為什么重要?檔案是什么,有什么作用?
本文導(dǎo)航
檔案都分哪些
這是過(guò)去計(jì)劃體制下的東西,記錄了人一生中得所有經(jīng)歷,從你上小學(xué)開(kāi)始的學(xué)籍記錄知道你大學(xué)畢業(yè)后的所有工作經(jīng)歷都會(huì)記錄,這樣只要查看每個(gè)人的檔案即可了解其人生經(jīng)歷了,包括獎(jiǎng)勵(lì)和處罰,老一輩人的工齡就是通過(guò)他來(lái)記錄的,但目前它基本上失去了這個(gè)作用,很少有人在在去通過(guò)這個(gè)記錄(公務(wù)員例外),所以檔案的作用正在被淡化。
檔案是怎么定義的
我87年畢業(yè)后被分配到商丘市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科工作,畢業(yè)當(dāng)年擔(dān)當(dāng)了中國(guó)人民大學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)商丘黨校電大班的教學(xué)工作。在教學(xué)的過(guò)程中我發(fā)現(xiàn)自己只能勉強(qiáng)授業(yè)而無(wú)法勝任解惑的工作,因?yàn)榻陶n書(shū)上的一些學(xué)術(shù)觀點(diǎn)我根本弄不明白,就連最基本的檔案概念也理解不了。教科書(shū)上說(shuō):“原始記錄性是檔案的基本屬性”,“正確認(rèn)識(shí)檔案的基本屬性(本質(zhì)屬性)——原始記錄,對(duì)于做好檔案工作有實(shí)際的指導(dǎo)意義”,但教科書(shū)上又說(shuō):“檔案是文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的”?!拔募D(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個(gè)條件”①。教科書(shū)中對(duì)檔案概念的揭示,我百思不得其解,感覺(jué)造成這一結(jié)果的原因可能有兩個(gè):一是自己笨,理解能力太差;二是理論本身有問(wèn)題,某些基礎(chǔ)理論教育已不自覺(jué)的陷入自欺欺人的惡性循環(huán)境界。如果是第一種原因的話(huà),尚可接受;如果是第二種原因的話(huà),就是一個(gè)社會(huì)的悲哀,感覺(jué)無(wú)法理解也不好接受。我?guī)е林氐呢?fù)罪心理完成了教學(xué)任務(wù),但也從此走向了探討概念的基礎(chǔ)理論研究之路。 當(dāng)年,中國(guó)人民大學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)商丘黨校電大班使用的檔案管理學(xué)教科書(shū)是鄧紹興、陳智為教授編著,檔案出版社1986年出版的《新編檔案管理學(xué)》。該書(shū)講:“據(jù)粗略估計(jì),目前國(guó)內(nèi)外有關(guān)檔案的定義多達(dá)近百種”,該書(shū)還列舉一些國(guó)內(nèi)外有代表性的檔案定義。對(duì)這些檔案定義我不置可否,事實(shí)上也不知其對(duì)錯(cuò)。為避免先入之見(jiàn),誤入歧途,我把現(xiàn)實(shí)中被稱(chēng)做檔案的事物看作一個(gè)未知,一個(gè)待解的矛盾,它由兩部分組成,一部分是構(gòu)成該事物的載體及信息記錄符號(hào),另一部分是載體極其信息記錄符號(hào)所具有的各種自然的以及社會(huì)的關(guān)系,用模型表示的話(huà),現(xiàn)實(shí)中被稱(chēng)做檔案的事物就是一個(gè)處在其所具有的各種自然的、社會(huì)的關(guān)系為組成成分的半開(kāi)放或全開(kāi)放空間中的矛盾體?!盀楸苊庀热胫?jiàn),誤入歧途,我把現(xiàn)實(shí)中被稱(chēng)做檔案的事物看作一個(gè)未知,一個(gè)待解的矛盾,它由兩部分組成,一部分是構(gòu)成該事物的載體及信息記錄符號(hào),另一部分是載體極其信息記錄符號(hào)所具有的各種自然的以及社會(huì)的關(guān)系,用模型表示的話(huà),現(xiàn)實(shí)中被稱(chēng)做檔案的事物就是一個(gè)以載體、信息記錄符號(hào)為核心,以載體、信息記錄符號(hào)所具有的各種自然的、社會(huì)的關(guān)系為組成成分的半開(kāi)放或全開(kāi)放的空間”?!耙粋€(gè)以載體、信息記錄符號(hào)為核心,以載體、信息記錄符號(hào)所具有的各種自然的、社會(huì)的關(guān)系為組成成分的半開(kāi)放或全開(kāi)放的空間”,這是我為研究檔案概念構(gòu)筑的一個(gè)思維模型,它是“一個(gè)未知,一個(gè)待解的矛盾”。概念是反映對(duì)象本質(zhì)屬性的思維形式,用已有的檔案定義對(duì)照思維模型,從中找到要研究的每一個(gè)檔案定義對(duì)應(yīng)的空間范圍,可以發(fā)現(xiàn)不同檔案定義對(duì)應(yīng)的空間不盡相同,我認(rèn)為處在各自對(duì)應(yīng)空間中的檔案定義對(duì)象————既是不同檔案定義的檔案原型。不同檔案定義對(duì)應(yīng)思維模型中的不同空間,檔案定義對(duì)應(yīng)的空間就是檔案定義者看事物的視角。文件歸檔的過(guò)程其實(shí)就是人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)視角轉(zhuǎn)變的過(guò)程,也就是說(shuō)在歸檔的過(guò)程中人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)由文件這一視角轉(zhuǎn)到了檔案這一視角,在整個(gè)過(guò)程中文件始終是文件,檔案始終是檔案,二者根本沒(méi)有任何本質(zhì)變化,變化的只是人們的視角。歸檔過(guò)程中,文件轉(zhuǎn)化為檔案是假象,人們認(rèn)識(shí)事物的視角發(fā)生變化是本質(zhì)。 概念是反映對(duì)象本質(zhì)屬性的思維形式,被稱(chēng)作檔案的事物有許多屬性,列寧說(shuō):“定義可能有許多,因?yàn)閷?duì)象有許多方面”(《列寧全集》第38卷,人民出版社1959年版,第255頁(yè))。我認(rèn)為列寧說(shuō)的話(huà)沒(méi)錯(cuò),但也應(yīng)該明白,揭示同一對(duì)象不同方面的定義是不同概念,這些揭示同一對(duì)象不同方面的概念代表的也是不同事物。哪些認(rèn)為被稱(chēng)作檔案的事物(或具有檔案本質(zhì)屬性的事物)只能是檔案的想法是天真、不切實(shí)際的; 認(rèn)為自己檔案定義中的定義對(duì)象是檔案,定義揭示的也是定義對(duì)象的本質(zhì)屬性,自己定義的一定是檔案的想法也是天真、不切實(shí)際的。因?yàn)楸环Q(chēng)作檔案的事物可以是檔案,也可以是別的事物。 被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物的形成,傳遞以及保存都是人類(lèi)主觀能動(dòng)作用的結(jié)果,人類(lèi)制作形成以及保存被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物的動(dòng)機(jī)應(yīng)是滿(mǎn)足自身的需要,被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物被制作、保存也應(yīng)是其能夠滿(mǎn)足人類(lèi)的需要或具有滿(mǎn)足人類(lèi)需要的潛能,需要和能夠滿(mǎn)足需要應(yīng)是決定被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物的形成、存在和發(fā)展的動(dòng)力,人類(lèi)在控制被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物生命運(yùn)動(dòng)的過(guò)程中對(duì)其的視角也應(yīng)始終圍繞需要和能夠滿(mǎn)足需要這一關(guān)系展開(kāi)。 人類(lèi)制作形成被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物的最初目的是為了記錄、傳遞信息、處理事務(wù),我認(rèn)為處在人類(lèi)用來(lái)記錄、傳遞信息、處理事務(wù)狀態(tài)中的被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物是文件,隨著文件的辦理完畢,人類(lèi)制作形成文件的最初目的得以實(shí)現(xiàn),文件的部分功能隨之消失,但在文件的制作以及辦理過(guò)程中,被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物不僅記錄了其制作者的意圖也見(jiàn)證了其制作者記錄、傳遞信息、處理事務(wù)的整個(gè)過(guò)程;隨著時(shí)間的推移,人們對(duì)記錄對(duì)象或自身活動(dòng)的已有記憶逐步消失,被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物反映其記錄對(duì)象及其制作者已有活動(dòng)的功用逐步增強(qiáng),我認(rèn)為被用來(lái)了解其記錄對(duì)象及其制作者已有活動(dòng)的被稱(chēng)作檔案(或文件)的事物是檔案。 據(jù)《新編檔案管理學(xué)》一書(shū)介紹,根據(jù)現(xiàn)有材料,檔案一詞,見(jiàn)于明末清初的楊賓《柳邊紀(jì)略》卷三中記載:“邊外文字,多書(shū)于木,往來(lái)傳遞者曰牌子,以削木片若牌故也;存儲(chǔ)年久者曰檔案,曰檔子,以積累多,貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書(shū)于紙者,亦呼為牌子,檔子矣”。我認(rèn)為楊賓《柳邊紀(jì)略》卷三中的這段文字對(duì)我們研究檔案概念的形成極有參考價(jià)值。 從楊賓《柳邊紀(jì)略》卷三中的這段文字中,我們可以輕松的找到被稱(chēng)做檔案的事物及其構(gòu)成要素。被稱(chēng)做檔案的事物是書(shū)于一定載體上的文字,其構(gòu)成要素是文字和載體,由此也可以基本認(rèn)定被稱(chēng)做檔案的事物形成于文字誕生之后,現(xiàn)實(shí)中實(shí)物是檔案之說(shuō)恐怕是找不到傳統(tǒng)支撐點(diǎn)的,實(shí)踐上也和文物頂牛似乎也是行不通的。 寫(xiě)書(shū)的人不是命名的人,誤解人意也是常事。君不見(jiàn):“往來(lái)傳遞者曰牌子,以削木片若牌故也”,“然今文字之書(shū)于紙者,亦呼為牌子,檔子矣”?!巴鶃?lái)傳遞者曰牌子”若是“以削木片若牌故也”,何來(lái)“然今文字之書(shū)于紙者,亦呼為牌子,檔子矣”之說(shuō)。 “然今文字之書(shū)于紙者,亦呼為牌子,檔子矣”。這句話(huà)足可以說(shuō)明檔案的本質(zhì)屬性和“貫皮條掛壁若檔故也”沒(méi)必然聯(lián)系。“邊外文字,多書(shū)于木,往來(lái)傳遞者曰牌子,以削木片若牌故也”,這句話(huà)是說(shuō)牌子這一概念反映的對(duì)象以及這一對(duì)象名稱(chēng)的由來(lái);文字書(shū)于木,往來(lái)傳遞者曰牌子,這應(yīng)是早期的文件定義?!按鎯?chǔ)年久者曰檔案,曰檔子,以積累多,貫皮條掛壁若檔故也”,這句話(huà)結(jié)合上文是說(shuō)檔子、檔案這一概念反映的對(duì)象以及這一對(duì)象名稱(chēng)的由來(lái);文字書(shū)于木,存儲(chǔ)年久者曰檔案,曰檔子,這應(yīng)是有據(jù)可查的最原始的檔案定義。這兩句話(huà)有一個(gè)共同特點(diǎn),就是以象形事物名稱(chēng)來(lái)給認(rèn)識(shí)對(duì)象冠名。從文中以象形事物名稱(chēng)來(lái)冠名認(rèn)識(shí)對(duì)象這一方式看,用“以積累多,貫皮條掛壁若檔故也”來(lái)說(shuō)明檔案這一名稱(chēng)的由來(lái)似乎不太確切,我認(rèn)為檔案一詞另有來(lái)歷。國(guó)家檔案局教育處編,檔案出版社1988年出版的《檔案管理學(xué)概要》一說(shuō)中介紹:“‘檔’,《康熙字典》解釋為,‘橫木框檔’,就是木架框格的意思。‘案’,《說(shuō)文解字》解釋為‘幾屬’,就是象小桌子一類(lèi)的東西。由此引申,又把處理一樁事件的有關(guān)文件叫做一案,并統(tǒng)稱(chēng)收存的官方文件為‘案’或‘案卷’?!畽n’和‘案’連用就是存入檔架的案卷”。對(duì)此觀點(diǎn)我基本認(rèn)同,但覺(jué)著事情遠(yuǎn)非如此簡(jiǎn)單。我認(rèn)為“檔”和“案”連用應(yīng)是指檔架中存有案卷這一現(xiàn)象,檔案一詞的本意也應(yīng)如此,它表示“檔”和“案”間的一種關(guān)系——即檔架中存有案卷。在我國(guó)人民的傳統(tǒng)習(xí)慣中,以象形事物名稱(chēng)來(lái)冠名認(rèn)識(shí)對(duì)象是一種常見(jiàn)方式,從《柳邊紀(jì)略》一文中以象形事物名稱(chēng)給認(rèn)識(shí)對(duì)象冠名這一方式看,存儲(chǔ)年久的牌子被稱(chēng)作檔案應(yīng)是由于其具有相似檔架中存有案卷這一屬性,事實(shí)上存儲(chǔ)年久的牌子也正如檔架中存有案卷那樣存儲(chǔ)了牌子制作者制作、使用牌子的有關(guān)歷史。把認(rèn)識(shí)結(jié)合實(shí)際,我認(rèn)為具有相似檔架中存有案卷屬性(即存儲(chǔ)年久的牌子中存儲(chǔ)了牌子制作者制作、使用牌子的有關(guān)歷史)是存儲(chǔ)年久的牌子被稱(chēng)作檔案的由來(lái),也是其成為檔案的根本原因。我認(rèn)為現(xiàn)代意義的檔案概念——檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的理論觀點(diǎn)也正是這一認(rèn)識(shí)的延續(xù)和發(fā)展。 了解了楊賓《柳邊紀(jì)略》卷三中關(guān)于檔案的記載,再看近些年來(lái)從國(guó)外引進(jìn)的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續(xù)體理論”,就有一種似曾相識(shí)的感覺(jué),真是懷疑它們是不是對(duì)“邊外文字,多書(shū)于木,往來(lái)傳遞者曰牌子”,“存儲(chǔ)年久者曰檔案”的改良,是“邊外文字,多書(shū)于木,往來(lái)傳遞者曰牌子”,“存儲(chǔ)年久者曰檔案”的出口轉(zhuǎn)內(nèi)銷(xiāo)?希望研究檔案史的同仁不妨把此作為一個(gè)課題研究一下! 我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)認(rèn)為“原始記錄性是檔案的基本屬性”,“文件轉(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個(gè)條件”。如果拿我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)與國(guó)外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續(xù)體理論”作對(duì)比,我認(rèn)為我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)比國(guó)外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續(xù)體理論”更具理論價(jià)值,在對(duì)檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)上我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)比國(guó)外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續(xù)體理論”要深刻的多 。我認(rèn)為對(duì)檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的認(rèn)識(shí)成果已達(dá)到真理的高度,被稱(chēng)作檔案的事物一經(jīng)形成就具有原始記錄性,不能正確揭示“存儲(chǔ)年久者曰檔案”這一客觀現(xiàn)實(shí)是我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)不被普遍認(rèn)可的癥結(jié)所在。我認(rèn)為檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性,但并不是具有原始記錄性的事物必定是檔案,只有原始記錄性為其本質(zhì)屬性的事物才是檔案。邊外文字,多書(shū)于木,往來(lái)傳遞者雖然也具有原始記錄性,但整體上講原始記錄性這時(shí)不是往來(lái)傳遞者的本質(zhì)屬性;存儲(chǔ)年久者曰檔案,因?yàn)榇藭r(shí)原始記錄性上升為了事物的本質(zhì)屬性,也可以理解為此時(shí)人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)視角已由往來(lái)傳遞轉(zhuǎn)移到原始記錄性上來(lái),故往來(lái)傳遞者曰牌子,存儲(chǔ)年久者曰檔案?!斑呁馕淖?,多書(shū)于木,往來(lái)傳遞者曰牌子,以削木片若牌故也;存儲(chǔ)年久者曰檔案,曰檔子,以積累多,貫皮條掛壁若檔故也”。這句話(huà)告訴我們,牌子和檔案都是書(shū)于木的文字,牌子和檔案的關(guān)系應(yīng)該有兩種可能:一是同一事物(書(shū)于木的文字)的不同方面,二是同一事物(書(shū)于木的文字)的不同階段。單純從“邊外文字,多書(shū)于木,往來(lái)傳遞者曰牌子,以削木片若牌故也;存儲(chǔ)年久者曰檔案,曰檔子,以積累多,貫皮條掛壁若檔故也”這句話(huà)來(lái)理解,牌子和檔案的關(guān)系應(yīng)是同一事物(書(shū)于木的文字)的不同階段,但運(yùn)用辯證邏輯知識(shí)并結(jié)合實(shí)踐來(lái)判斷,牌子和檔案的關(guān)系只能是同一事物(書(shū)于木的文字)的不同方面。 具有原始記錄性的文獻(xiàn)和具有備以查考性的文獻(xiàn)就如不穿馬甲的和穿馬甲的,一些人習(xí)慣于用穿沒(méi)穿馬甲區(qū)分它們,并自以為憑此就能把它們區(qū)分開(kāi)來(lái),這些人似乎欠缺“穿上馬甲我也認(rèn)識(shí)你”的本領(lǐng)。二者看似轉(zhuǎn)化和被轉(zhuǎn)化的關(guān)系,其實(shí)不盡然,穿馬甲的也是沒(méi)穿馬甲的。
檔案重要程度劃分
個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫(xiě),是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料,也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分,絕不可小看和忽視。一個(gè)人只要需要工作、需要生活,就離不開(kāi)與社會(huì)上一些單位、一些部門(mén)、打交道,建立起個(gè)人檔案既是工作的需要,也是社會(huì)的需要,更是一個(gè)人在社會(huì)上工作和生活的需要,這是單位或企業(yè)了解一個(gè)人的重要手段,而存放和保管好當(dāng)然是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案大部分時(shí)間自己是看不到的,都是由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行托管。檔案對(duì)于工作的人來(lái)說(shuō)是計(jì)算工齡的一個(gè)重要憑證。
檔案的作用:
下面具體講講幾個(gè)沒(méi)有檔案,辦理會(huì)非常麻煩的幾個(gè)事情:
1、轉(zhuǎn)正定級(jí),獲取干部身份。必須在第一家單位就業(yè)工作滿(mǎn)一年,申請(qǐng)轉(zhuǎn)正定級(jí),才會(huì)獲得干部身份了。干部身份有什么用,百度百科“干部身份”。
2、考研;
3、考公務(wù)員,沒(méi)有人事檔案,沒(méi)有辦法過(guò)政審這關(guān)。
4、評(píng)職稱(chēng),如果沒(méi)有檔案,就沒(méi)有干部身份,也就沒(méi)有資格評(píng)職稱(chēng)。而職稱(chēng)往往是和工資和戶(hù)口積分掛鉤的(天津就是這樣)。有職稱(chēng),也是求職的一個(gè)砝碼!
5、考資格證,比如會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資格考試等,考試需要和人事檔案的地點(diǎn)相同,沒(méi)有人事檔案,報(bào)名都可能報(bào)不上。
6、辦理準(zhǔn)生證,都需要男方存檔案的地方開(kāi)婚育證明,檔案都不知道在哪里,怎么開(kāi)!
7、出國(guó)審查,沒(méi)有檔案,政審就無(wú)法進(jìn)行
8、養(yǎng)老保險(xiǎn)。工齡計(jì)算,必須要檔案!退休后要拿到退休金,必須要檔案,檔案是否完備,也將影響到退休金的高低。(根據(jù)2010年出臺(tái)的相關(guān)文件,自2011年1月1日起,無(wú)檔案人員也可以以養(yǎng)老保險(xiǎn)實(shí)際繳納年限來(lái)辦理退休手續(xù),但辦理過(guò)程非常麻煩。)
9、某些大城市,比如上海,辦理居住證,前提是將檔案調(diào)到上海。沒(méi)有檔案,就沒(méi)有辦法辦理居住證,也就沒(méi)有辦法落戶(hù)上海了。
10、進(jìn)國(guó)企,事業(yè)單位需要檔案,而且這是一個(gè)非常重要的材料。如果沒(méi)有檔案且不及時(shí)補(bǔ)救,那么這種好單位的大門(mén)也會(huì)關(guān)上。
11、住房補(bǔ)貼發(fā)放。
12、入團(tuán)入黨。
檔案有什么用該放到哪里
檔案定義及其分析
所謂定義,是揭示概念所反映的事物本質(zhì)的較為簡(jiǎn)短而明確的命題。在具體操作上,給某一事物下定 義,則是對(duì)于事物的本質(zhì)特征或一個(gè)概念的內(nèi)涵和外延作出的確切而簡(jiǎn)要的說(shuō)明。定義的規(guī)則有:(1)應(yīng) 相稱(chēng),即定義概念和被定義概念的外延相等;(2)不應(yīng)循環(huán);(3)一般不應(yīng)是否定判斷;(4)應(yīng)清楚確 切。對(duì)于檔案的定義,有一個(gè)認(rèn)識(shí)不斷深入的過(guò)程,隨著研究的深入,檔案的定義將越來(lái)越接近于其本質(zhì) ,表述也將越來(lái)越簡(jiǎn)潔而明確。
我們?cè)趯?duì)檔案的基本特性進(jìn)行分析后,可對(duì)檔案定義如下:
檔案是將社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生形成的記錄材料,經(jīng)挑選并集中保存起來(lái)作為歷史記載、知識(shí)積累,以 備查考的記憶工具。
1、檔案的形成主體。
檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物,檔案的形成主體應(yīng)該是社會(huì)中的個(gè)人和組織。人的檔案行為是人與自然 界其他生物相區(qū)別的一個(gè)重要標(biāo)志,它是人類(lèi)脫離完全野蠻狀態(tài)而發(fā)展起來(lái)的特征,是人類(lèi)文明的表現(xiàn), 也是人的社會(huì)化的一個(gè)重要標(biāo)志。只有人類(lèi)具有將活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的各種原始記錄材料積聚起來(lái)以備查 考的能力。人是社會(huì)性的動(dòng)物,其社會(huì)性的表現(xiàn)之一,是人從一出生便生活在檔案之中,如人出生時(shí)會(huì)產(chǎn) 生出生證明,據(jù)此上戶(hù)口,形成戶(hù)籍檔案,上學(xué)后,會(huì)產(chǎn)生和形成學(xué)籍檔案,工作后會(huì)形成人事檔案,成 家后會(huì)有家庭檔案,在工作中會(huì)形成個(gè)人檔案和工作檔案,同樣,社會(huì)中的組織也是如此?!罢J(rèn)真說(shuō)起來(lái) ,沒(méi)有文字記載,就沒(méi)有歷史,也就沒(méi)有文明”。(摩爾根:《古代社會(huì)》上冊(cè),商務(wù)印書(shū)館1977年版, 第30頁(yè))沒(méi)有檔案,社會(huì)中的人和組織不僅會(huì)失去了身份和歸宿,被社會(huì)邊緣化,游離于人類(lèi)的社會(huì)生活 之外,更由于缺乏對(duì)前人經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的研究總結(jié),也失去了文明進(jìn)步的動(dòng)力,只能在周而復(fù)始的生活中輪回 。因此,檔案應(yīng)是人類(lèi)的一種普遍行為。這是因?yàn)椤鞍妇淼谋4孢m合于一個(gè)人類(lèi)生而固有的需要,這種需 要雖然為無(wú)知者所輕視,但是永遠(yuǎn)不能把它壓制下去?!保ㄞD(zhuǎn)引自布倫內(nèi)克《檔案學(xué)》卷首語(yǔ))當(dāng)然,造 物主也會(huì)留下一些原始記錄物,可以幫助我們讀出一些歷史信息,如動(dòng)物的化石、樹(shù)木的年輪等,但這些 不是人類(lèi)活動(dòng)的產(chǎn)物,而不能被視之為檔案。
2、檔案的形成領(lǐng)域。
檔案是人的活動(dòng)的產(chǎn)物,必然產(chǎn)生于人的活動(dòng)領(lǐng)域之內(nèi),而人是社會(huì)性的動(dòng)物,檔案的產(chǎn)生和形成的 領(lǐng)域只能是社會(huì)生活領(lǐng)域。梁?jiǎn)⒊壬唬骸叭祟?lèi)為生存而活動(dòng),亦為活動(dòng)而生存?;顒?dòng)休止,則人道 或幾乎息矣。凡活動(dòng),以能活動(dòng)者為體,以所活動(dòng)者為相。史也者,綜合彼此參與活動(dòng)這種種體與其活動(dòng) 所表現(xiàn)之種種相,而成一有結(jié)構(gòu)的敘述者也。是故非活動(dòng)的事項(xiàng),例如天象、地形等屬于自然界現(xiàn)象者, 皆非史的范圍?!保?jiǎn)⒊骸吨袊?guó)歷史研究法》,華東師范大學(xué)出版社1995年版,第1頁(yè))在社會(huì)生活中 ,每個(gè)人都生活在一定社會(huì)的社會(huì)環(huán)境和文化環(huán)境中,無(wú)時(shí)無(wú)刻都在接受一定社會(huì)文化的教化和薰陶,因 此他們的思想、感情、性格、行為等,總是帶有一定社會(huì)文化的模式特征。人的許多活動(dòng)不能僅僅被看著 是個(gè)人的活動(dòng),而是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的具體表象。單個(gè)的人和組織在活動(dòng)中所產(chǎn)生和形成的原始記錄材料都 有可能具有社會(huì)意義,而成為具有保存價(jià)值的檔案。
3、檔案具有保存價(jià)值
所謂保存價(jià)值,是對(duì)人類(lèi)社會(huì)具有進(jìn)步意義。人或社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生許多原始記錄材料, 但并非都具有保存價(jià)值,而被作為檔案保存。檔案的留存是以知識(shí)積累為前提的,不具備人類(lèi)知識(shí)增殖的 原始記錄材料,均不被視為檔案。即梁?jiǎn)⒊壬裕骸笆氛吆??記述人?lèi)社會(huì)賡續(xù)活動(dòng)之體相,校其總 成績(jī),求得因果關(guān)系,以為現(xiàn)代一般人活動(dòng)之資鑒者也?!保ㄍ希┧€說(shuō):“史跡也者,無(wú)論為一個(gè)人 獨(dú)力所造,或一般人協(xié)力所造,要之必以社會(huì)為范圍,必其活動(dòng)力之運(yùn)用貫注能影響及于全社會(huì),最少亦 及于社會(huì)之一部,然后足以當(dāng)史之成分。質(zhì)言之,則史也者,人類(lèi)全體或大多數(shù)之共業(yè)所構(gòu)成,故其性質(zhì) 非單獨(dú)的而社會(huì)的也。”(第2頁(yè))在人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)中也會(huì)產(chǎn)生和形成大量在空間上表現(xiàn)為孤立、局部,在 時(shí)間上表現(xiàn)為偶然、斷滅的原始記錄材料,則不具備檔案的保存價(jià)值。檔案的保存價(jià)值,具體地說(shuō),應(yīng)該 在空際上具有周遍性,在時(shí)際上具有連續(xù)性。是以時(shí)間為經(jīng),以空間為緯,而構(gòu)成的社會(huì)記憶網(wǎng)絡(luò)。
4、檔案是動(dòng)態(tài)的復(fù)合概念
人類(lèi)社會(huì)生活是一條川流不息的長(zhǎng)河,檔案就是這條長(zhǎng)河中激起的浪花,只要人類(lèi)社會(huì)生活不停止, 檔案就會(huì)不斷的產(chǎn)生和形成,并長(zhǎng)久地發(fā)揮作用。同時(shí),檔案是對(duì)某一社會(huì)群體活動(dòng)材料的匯集,實(shí)際上 是將個(gè)體的、零亂的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)有意識(shí)地匯集成“集體的記憶”,檔案因此具有群體的屬性。
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