什么是檔案研究 檔案是怎么定義的

什么是檔案？檔案是什么——我對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)？檔案是什么?檔案為什么重要？檔案是什么，有什么作用？

本文導(dǎo)航

• 檔案都分哪些
• 檔案是怎么定義的
• 檔案重要程度劃分
• 檔案有什么用該放到哪里

檔案都分哪些

這是過(guò)去計(jì)劃體制下的東西，記錄了人一生中得所有經(jīng)歷，從你上小學(xué)開(kāi)始的學(xué)籍記錄知道你大學(xué)畢業(yè)后的所有工作經(jīng)歷都會(huì)記錄，這樣只要查看每個(gè)人的檔案即可了解其人生經(jīng)歷了，包括獎(jiǎng)勵(lì)和處罰，老一輩人的工齡就是通過(guò)他來(lái)記錄的，但目前它基本上失去了這個(gè)作用，很少有人在在去通過(guò)這個(gè)記錄（公務(wù)員例外），所以檔案的作用正在被淡化。

檔案是怎么定義的

我８７年畢業(yè)后被分配到商丘市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科工作，畢業(yè)當(dāng)年擔(dān)當(dāng)了中國(guó)人民大學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)商丘黨校電大班的教學(xué)工作。在教學(xué)的過(guò)程中我發(fā)現(xiàn)自己只能勉強(qiáng)授業(yè)而無(wú)法勝任解惑的工作，因?yàn)榻陶n書(shū)上的一些學(xué)術(shù)觀點(diǎn)我根本弄不明白，就連最基本的檔案概念也理解不了。教科書(shū)上說(shuō)：“原始記錄性是檔案的基本屬性”，“正確認(rèn)識(shí)檔案的基本屬性（本質(zhì)屬性）——原始記錄，對(duì)于做好檔案工作有實(shí)際的指導(dǎo)意義”，但教科書(shū)上又說(shuō)：“檔案是文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的”?！拔募D(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個(gè)條件”①。教科書(shū)中對(duì)檔案概念的揭示，我百思不得其解，感覺(jué)造成這一結(jié)果的原因可能有兩個(gè)：一是自己笨，理解能力太差；二是理論本身有問(wèn)題，某些基礎(chǔ)理論教育已不自覺(jué)的陷入自欺欺人的惡性循環(huán)境界。如果是第一種原因的話(huà)，尚可接受；如果是第二種原因的話(huà)，就是一個(gè)社會(huì)的悲哀，感覺(jué)無(wú)法理解也不好接受。我?guī)е林氐呢?fù)罪心理完成了教學(xué)任務(wù)，但也從此走向了探討概念的基礎(chǔ)理論研究之路。 當(dāng)年，中國(guó)人民大學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)商丘黨校電大班使用的檔案管理學(xué)教科書(shū)是鄧紹興、陳智為教授編著，檔案出版社1986年出版的《新編檔案管理學(xué)》。該書(shū)講：“據(jù)粗略估計(jì)，目前國(guó)內(nèi)外有關(guān)檔案的定義多達(dá)近百種”，該書(shū)還列舉一些國(guó)內(nèi)外有代表性的檔案定義。對(duì)這些檔案定義我不置可否，事實(shí)上也不知其對(duì)錯(cuò)。為避免先入之見(jiàn)，誤入歧途，我把現(xiàn)實(shí)中被稱(chēng)做檔案的事物看作一個(gè)未知，一個(gè)待解的矛盾，它由兩部分組成，一部分是構(gòu)成該事物的載體及信息記錄符號(hào)，另一部分是載體極其信息記錄符號(hào)所具有的各種自然的以及社會(huì)的關(guān)系，用模型表示的話(huà)，現(xiàn)實(shí)中被稱(chēng)做檔案的事物就是一個(gè)處在其所具有的各種自然的、社會(huì)的關(guān)系為組成成分的半開(kāi)放或全開(kāi)放空間中的矛盾體?！盀楸苊庀热胫?jiàn)，誤入歧途，我把現(xiàn)實(shí)中被稱(chēng)做檔案的事物看作一個(gè)未知，一個(gè)待解的矛盾，它由兩部分組成，一部分是構(gòu)成該事物的載體及信息記錄符號(hào)，另一部分是載體極其信息記錄符號(hào)所具有的各種自然的以及社會(huì)的關(guān)系，用模型表示的話(huà)，現(xiàn)實(shí)中被稱(chēng)做檔案的事物就是一個(gè)以載體、信息記錄符號(hào)為核心，以載體、信息記錄符號(hào)所具有的各種自然的、社會(huì)的關(guān)系為組成成分的半開(kāi)放或全開(kāi)放的空間”?！耙粋€(gè)以載體、信息記錄符號(hào)為核心，以載體、信息記錄符號(hào)所具有的各種自然的、社會(huì)的關(guān)系為組成成分的半開(kāi)放或全開(kāi)放的空間”，這是我為研究檔案概念構(gòu)筑的一個(gè)思維模型，它是“一個(gè)未知，一個(gè)待解的矛盾”。概念是反映對(duì)象本質(zhì)屬性的思維形式，用已有的檔案定義對(duì)照思維模型，從中找到要研究的每一個(gè)檔案定義對(duì)應(yīng)的空間范圍，可以發(fā)現(xiàn)不同檔案定義對(duì)應(yīng)的空間不盡相同，我認(rèn)為處在各自對(duì)應(yīng)空間中的檔案定義對(duì)象————既是不同檔案定義的檔案原型。不同檔案定義對(duì)應(yīng)思維模型中的不同空間，檔案定義對(duì)應(yīng)的空間就是檔案定義者看事物的視角。文件歸檔的過(guò)程其實(shí)就是人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)視角轉(zhuǎn)變的過(guò)程，也就是說(shuō)在歸檔的過(guò)程中人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)由文件這一視角轉(zhuǎn)到了檔案這一視角，在整個(gè)過(guò)程中文件始終是文件，檔案始終是檔案，二者根本沒(méi)有任何本質(zhì)變化，變化的只是人們的視角。歸檔過(guò)程中，文件轉(zhuǎn)化為檔案是假象，人們認(rèn)識(shí)事物的視角發(fā)生變化是本質(zhì)。 概念是反映對(duì)象本質(zhì)屬性的思維形式，被稱(chēng)作檔案的事物有許多屬性，列寧說(shuō)：“定義可能有許多，因?yàn)閷?duì)象有許多方面”（《列寧全集》第38卷，人民出版社1959年版，第255頁(yè)）。我認(rèn)為列寧說(shuō)的話(huà)沒(méi)錯(cuò)，但也應(yīng)該明白，揭示同一對(duì)象不同方面的定義是不同概念，這些揭示同一對(duì)象不同方面的概念代表的也是不同事物。哪些認(rèn)為被稱(chēng)作檔案的事物（或具有檔案本質(zhì)屬性的事物）只能是檔案的想法是天真、不切實(shí)際的； 認(rèn)為自己檔案定義中的定義對(duì)象是檔案，定義揭示的也是定義對(duì)象的本質(zhì)屬性，自己定義的一定是檔案的想法也是天真、不切實(shí)際的。因?yàn)楸环Q(chēng)作檔案的事物可以是檔案，也可以是別的事物。 被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物的形成，傳遞以及保存都是人類(lèi)主觀能動(dòng)作用的結(jié)果，人類(lèi)制作形成以及保存被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物的動(dòng)機(jī)應(yīng)是滿(mǎn)足自身的需要，被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物被制作、保存也應(yīng)是其能夠滿(mǎn)足人類(lèi)的需要或具有滿(mǎn)足人類(lèi)需要的潛能，需要和能夠滿(mǎn)足需要應(yīng)是決定被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物的形成、存在和發(fā)展的動(dòng)力，人類(lèi)在控制被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物生命運(yùn)動(dòng)的過(guò)程中對(duì)其的視角也應(yīng)始終圍繞需要和能夠滿(mǎn)足需要這一關(guān)系展開(kāi)。 人類(lèi)制作形成被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物的最初目的是為了記錄、傳遞信息、處理事務(wù)，我認(rèn)為處在人類(lèi)用來(lái)記錄、傳遞信息、處理事務(wù)狀態(tài)中的被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物是文件，隨著文件的辦理完畢，人類(lèi)制作形成文件的最初目的得以實(shí)現(xiàn)，文件的部分功能隨之消失，但在文件的制作以及辦理過(guò)程中，被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物不僅記錄了其制作者的意圖也見(jiàn)證了其制作者記錄、傳遞信息、處理事務(wù)的整個(gè)過(guò)程；隨著時(shí)間的推移，人們對(duì)記錄對(duì)象或自身活動(dòng)的已有記憶逐步消失，被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物反映其記錄對(duì)象及其制作者已有活動(dòng)的功用逐步增強(qiáng)，我認(rèn)為被用來(lái)了解其記錄對(duì)象及其制作者已有活動(dòng)的被稱(chēng)作檔案（或文件）的事物是檔案。 據(jù)《新編檔案管理學(xué)》一書(shū)介紹，根據(jù)現(xiàn)有材料，檔案一詞，見(jiàn)于明末清初的楊賓《柳邊紀(jì)略》卷三中記載：“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書(shū)于紙者，亦呼為牌子，檔子矣”。我認(rèn)為楊賓《柳邊紀(jì)略》卷三中的這段文字對(duì)我們研究檔案概念的形成極有參考價(jià)值。 從楊賓《柳邊紀(jì)略》卷三中的這段文字中，我們可以輕松的找到被稱(chēng)做檔案的事物及其構(gòu)成要素。被稱(chēng)做檔案的事物是書(shū)于一定載體上的文字，其構(gòu)成要素是文字和載體，由此也可以基本認(rèn)定被稱(chēng)做檔案的事物形成于文字誕生之后，現(xiàn)實(shí)中實(shí)物是檔案之說(shuō)恐怕是找不到傳統(tǒng)支撐點(diǎn)的，實(shí)踐上也和文物頂牛似乎也是行不通的。 寫(xiě)書(shū)的人不是命名的人，誤解人意也是常事。君不見(jiàn)：“往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也”，“然今文字之書(shū)于紙者，亦呼為牌子，檔子矣”?！巴鶃?lái)傳遞者曰牌子”若是“以削木片若牌故也”，何來(lái)“然今文字之書(shū)于紙者，亦呼為牌子，檔子矣”之說(shuō)。 “然今文字之書(shū)于紙者，亦呼為牌子，檔子矣”。這句話(huà)足可以說(shuō)明檔案的本質(zhì)屬性和“貫皮條掛壁若檔故也”沒(méi)必然聯(lián)系。“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也”，這句話(huà)是說(shuō)牌子這一概念反映的對(duì)象以及這一對(duì)象名稱(chēng)的由來(lái)；文字書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，這應(yīng)是早期的文件定義?！按鎯?chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也”，這句話(huà)結(jié)合上文是說(shuō)檔子、檔案這一概念反映的對(duì)象以及這一對(duì)象名稱(chēng)的由來(lái)；文字書(shū)于木，存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，這應(yīng)是有據(jù)可查的最原始的檔案定義。這兩句話(huà)有一個(gè)共同特點(diǎn)，就是以象形事物名稱(chēng)來(lái)給認(rèn)識(shí)對(duì)象冠名。從文中以象形事物名稱(chēng)來(lái)冠名認(rèn)識(shí)對(duì)象這一方式看，用“以積累多，貫皮條掛壁若檔故也”來(lái)說(shuō)明檔案這一名稱(chēng)的由來(lái)似乎不太確切，我認(rèn)為檔案一詞另有來(lái)歷。國(guó)家檔案局教育處編，檔案出版社1988年出版的《檔案管理學(xué)概要》一說(shuō)中介紹：“‘檔’，《康熙字典》解釋為，‘橫木框檔’，就是木架框格的意思。‘案’，《說(shuō)文解字》解釋為‘幾屬’，就是象小桌子一類(lèi)的東西。由此引申，又把處理一樁事件的有關(guān)文件叫做一案，并統(tǒng)稱(chēng)收存的官方文件為‘案’或‘案卷’?！畽n’和‘案’連用就是存入檔架的案卷”。對(duì)此觀點(diǎn)我基本認(rèn)同，但覺(jué)著事情遠(yuǎn)非如此簡(jiǎn)單。我認(rèn)為“檔”和“案”連用應(yīng)是指檔架中存有案卷這一現(xiàn)象，檔案一詞的本意也應(yīng)如此，它表示“檔”和“案”間的一種關(guān)系——即檔架中存有案卷。在我國(guó)人民的傳統(tǒng)習(xí)慣中，以象形事物名稱(chēng)來(lái)冠名認(rèn)識(shí)對(duì)象是一種常見(jiàn)方式，從《柳邊紀(jì)略》一文中以象形事物名稱(chēng)給認(rèn)識(shí)對(duì)象冠名這一方式看，存儲(chǔ)年久的牌子被稱(chēng)作檔案應(yīng)是由于其具有相似檔架中存有案卷這一屬性，事實(shí)上存儲(chǔ)年久的牌子也正如檔架中存有案卷那樣存儲(chǔ)了牌子制作者制作、使用牌子的有關(guān)歷史。把認(rèn)識(shí)結(jié)合實(shí)際，我認(rèn)為具有相似檔架中存有案卷屬性（即存儲(chǔ)年久的牌子中存儲(chǔ)了牌子制作者制作、使用牌子的有關(guān)歷史）是存儲(chǔ)年久的牌子被稱(chēng)作檔案的由來(lái)，也是其成為檔案的根本原因。我認(rèn)為現(xiàn)代意義的檔案概念——檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的理論觀點(diǎn)也正是這一認(rèn)識(shí)的延續(xù)和發(fā)展。 了解了楊賓《柳邊紀(jì)略》卷三中關(guān)于檔案的記載，再看近些年來(lái)從國(guó)外引進(jìn)的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續(xù)體理論”，就有一種似曾相識(shí)的感覺(jué)，真是懷疑它們是不是對(duì)“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子”，“存儲(chǔ)年久者曰檔案”的改良，是“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子”，“存儲(chǔ)年久者曰檔案”的出口轉(zhuǎn)內(nèi)銷(xiāo)？希望研究檔案史的同仁不妨把此作為一個(gè)課題研究一下！ 我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)認(rèn)為“原始記錄性是檔案的基本屬性”，“文件轉(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個(gè)條件”。如果拿我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)與國(guó)外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續(xù)體理論”作對(duì)比，我認(rèn)為我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)比國(guó)外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續(xù)體理論”更具理論價(jià)值，在對(duì)檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)上我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)比國(guó)外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續(xù)體理論”要深刻的多 。我認(rèn)為對(duì)檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的認(rèn)識(shí)成果已達(dá)到真理的高度，被稱(chēng)作檔案的事物一經(jīng)形成就具有原始記錄性，不能正確揭示“存儲(chǔ)年久者曰檔案”這一客觀現(xiàn)實(shí)是我國(guó)現(xiàn)行的主流檔案學(xué)理論觀點(diǎn)不被普遍認(rèn)可的癥結(jié)所在。我認(rèn)為檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，但并不是具有原始記錄性的事物必定是檔案，只有原始記錄性為其本質(zhì)屬性的事物才是檔案。邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者雖然也具有原始記錄性，但整體上講原始記錄性這時(shí)不是往來(lái)傳遞者的本質(zhì)屬性；存儲(chǔ)年久者曰檔案，因?yàn)榇藭r(shí)原始記錄性上升為了事物的本質(zhì)屬性，也可以理解為此時(shí)人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)視角已由往來(lái)傳遞轉(zhuǎn)移到原始記錄性上來(lái)，故往來(lái)傳遞者曰牌子，存儲(chǔ)年久者曰檔案?！斑呁馕淖?，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也”。這句話(huà)告訴我們，牌子和檔案都是書(shū)于木的文字，牌子和檔案的關(guān)系應(yīng)該有兩種可能：一是同一事物（書(shū)于木的文字）的不同方面，二是同一事物（書(shū)于木的文字）的不同階段。單純從“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也”這句話(huà)來(lái)理解，牌子和檔案的關(guān)系應(yīng)是同一事物（書(shū)于木的文字）的不同階段，但運(yùn)用辯證邏輯知識(shí)并結(jié)合實(shí)踐來(lái)判斷，牌子和檔案的關(guān)系只能是同一事物（書(shū)于木的文字）的不同方面。 具有原始記錄性的文獻(xiàn)和具有備以查考性的文獻(xiàn)就如不穿馬甲的和穿馬甲的，一些人習(xí)慣于用穿沒(méi)穿馬甲區(qū)分它們，并自以為憑此就能把它們區(qū)分開(kāi)來(lái)，這些人似乎欠缺“穿上馬甲我也認(rèn)識(shí)你”的本領(lǐng)。二者看似轉(zhuǎn)化和被轉(zhuǎn)化的關(guān)系，其實(shí)不盡然，穿馬甲的也是沒(méi)穿馬甲的。

檔案重要程度劃分

個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫(xiě)，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。一個(gè)人只要需要工作、需要生活，就離不開(kāi)與社會(huì)上一些單位、一些部門(mén)、打交道，建立起個(gè)人檔案既是工作的需要，也是社會(huì)的需要，更是一個(gè)人在社會(huì)上工作和生活的需要，這是單位或企業(yè)了解一個(gè)人的重要手段，而存放和保管好當(dāng)然是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案大部分時(shí)間自己是看不到的，都是由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行托管。檔案對(duì)于工作的人來(lái)說(shuō)是計(jì)算工齡的一個(gè)重要憑證。

檔案的作用：

下面具體講講幾個(gè)沒(méi)有檔案，辦理會(huì)非常麻煩的幾個(gè)事情：

1、轉(zhuǎn)正定級(jí)，獲取干部身份。必須在第一家單位就業(yè)工作滿(mǎn)一年，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正定級(jí)，才會(huì)獲得干部身份了。干部身份有什么用，百度百科“干部身份”。

2、考研；

3、考公務(wù)員，沒(méi)有人事檔案，沒(méi)有辦法過(guò)政審這關(guān)。

4、評(píng)職稱(chēng)，如果沒(méi)有檔案，就沒(méi)有干部身份，也就沒(méi)有資格評(píng)職稱(chēng)。而職稱(chēng)往往是和工資和戶(hù)口積分掛鉤的（天津就是這樣）。有職稱(chēng)，也是求職的一個(gè)砝碼！

5、考資格證，比如會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資格考試等，考試需要和人事檔案的地點(diǎn)相同，沒(méi)有人事檔案，報(bào)名都可能報(bào)不上。

6、辦理準(zhǔn)生證，都需要男方存檔案的地方開(kāi)婚育證明，檔案都不知道在哪里，怎么開(kāi)！

7、出國(guó)審查，沒(méi)有檔案，政審就無(wú)法進(jìn)行

8、養(yǎng)老保險(xiǎn)。工齡計(jì)算，必須要檔案！退休后要拿到退休金，必須要檔案，檔案是否完備，也將影響到退休金的高低。（根據(jù)2010年出臺(tái)的相關(guān)文件，自2011年1月1日起，無(wú)檔案人員也可以以養(yǎng)老保險(xiǎn)實(shí)際繳納年限來(lái)辦理退休手續(xù)，但辦理過(guò)程非常麻煩。）

9、某些大城市，比如上海，辦理居住證，前提是將檔案調(diào)到上海。沒(méi)有檔案，就沒(méi)有辦法辦理居住證，也就沒(méi)有辦法落戶(hù)上海了。

10、進(jìn)國(guó)企，事業(yè)單位需要檔案，而且這是一個(gè)非常重要的材料。如果沒(méi)有檔案且不及時(shí)補(bǔ)救，那么這種好單位的大門(mén)也會(huì)關(guān)上。

11、住房補(bǔ)貼發(fā)放。

12、入團(tuán)入黨。

檔案有什么用該放到哪里

檔案定義及其分析

　　所謂定義，是揭示概念所反映的事物本質(zhì)的較為簡(jiǎn)短而明確的命題。在具體操作上，給某一事物下定 義，則是對(duì)于事物的本質(zhì)特征或一個(gè)概念的內(nèi)涵和外延作出的確切而簡(jiǎn)要的說(shuō)明。定義的規(guī)則有：（1）應(yīng) 相稱(chēng)，即定義概念和被定義概念的外延相等；（2）不應(yīng)循環(huán)；（3）一般不應(yīng)是否定判斷；（4）應(yīng)清楚確 切。對(duì)于檔案的定義，有一個(gè)認(rèn)識(shí)不斷深入的過(guò)程，隨著研究的深入，檔案的定義將越來(lái)越接近于其本質(zhì) ，表述也將越來(lái)越簡(jiǎn)潔而明確。

　　我們?cè)趯?duì)檔案的基本特性進(jìn)行分析后，可對(duì)檔案定義如下：

　　檔案是將社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生形成的記錄材料，經(jīng)挑選并集中保存起來(lái)作為歷史記載、知識(shí)積累，以 備查考的記憶工具。

　　1、檔案的形成主體。

　　檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，檔案的形成主體應(yīng)該是社會(huì)中的個(gè)人和組織。人的檔案行為是人與自然 界其他生物相區(qū)別的一個(gè)重要標(biāo)志，它是人類(lèi)脫離完全野蠻狀態(tài)而發(fā)展起來(lái)的特征，是人類(lèi)文明的表現(xiàn)， 也是人的社會(huì)化的一個(gè)重要標(biāo)志。只有人類(lèi)具有將活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的各種原始記錄材料積聚起來(lái)以備查 考的能力。人是社會(huì)性的動(dòng)物，其社會(huì)性的表現(xiàn)之一，是人從一出生便生活在檔案之中，如人出生時(shí)會(huì)產(chǎn) 生出生證明，據(jù)此上戶(hù)口，形成戶(hù)籍檔案，上學(xué)后，會(huì)產(chǎn)生和形成學(xué)籍檔案，工作后會(huì)形成人事檔案，成 家后會(huì)有家庭檔案，在工作中會(huì)形成個(gè)人檔案和工作檔案，同樣，社會(huì)中的組織也是如此?！罢J(rèn)真說(shuō)起來(lái) ，沒(méi)有文字記載，就沒(méi)有歷史，也就沒(méi)有文明”。（摩爾根：《古代社會(huì)》上冊(cè)，商務(wù)印書(shū)館1977年版， 第30頁(yè)）沒(méi)有檔案，社會(huì)中的人和組織不僅會(huì)失去了身份和歸宿，被社會(huì)邊緣化，游離于人類(lèi)的社會(huì)生活 之外，更由于缺乏對(duì)前人經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的研究總結(jié)，也失去了文明進(jìn)步的動(dòng)力，只能在周而復(fù)始的生活中輪回 。因此，檔案應(yīng)是人類(lèi)的一種普遍行為。這是因?yàn)椤鞍妇淼谋４孢m合于一個(gè)人類(lèi)生而固有的需要，這種需 要雖然為無(wú)知者所輕視，但是永遠(yuǎn)不能把它壓制下去?！保ㄞD(zhuǎn)引自布倫內(nèi)克《檔案學(xué)》卷首語(yǔ)）當(dāng)然，造 物主也會(huì)留下一些原始記錄物，可以幫助我們讀出一些歷史信息，如動(dòng)物的化石、樹(shù)木的年輪等，但這些 不是人類(lèi)活動(dòng)的產(chǎn)物，而不能被視之為檔案。

　　2、檔案的形成領(lǐng)域。

　　檔案是人的活動(dòng)的產(chǎn)物，必然產(chǎn)生于人的活動(dòng)領(lǐng)域之內(nèi)，而人是社會(huì)性的動(dòng)物，檔案的產(chǎn)生和形成的 領(lǐng)域只能是社會(huì)生活領(lǐng)域。梁?jiǎn)⒊壬唬骸叭祟?lèi)為生存而活動(dòng)，亦為活動(dòng)而生存?；顒?dòng)休止，則人道 或幾乎息矣。凡活動(dòng)，以能活動(dòng)者為體，以所活動(dòng)者為相。史也者，綜合彼此參與活動(dòng)這種種體與其活動(dòng) 所表現(xiàn)之種種相，而成一有結(jié)構(gòu)的敘述者也。是故非活動(dòng)的事項(xiàng)，例如天象、地形等屬于自然界現(xiàn)象者， 皆非史的范圍?！保?jiǎn)⒊骸吨袊?guó)歷史研究法》，華東師范大學(xué)出版社1995年版，第1頁(yè)）在社會(huì)生活中 ，每個(gè)人都生活在一定社會(huì)的社會(huì)環(huán)境和文化環(huán)境中，無(wú)時(shí)無(wú)刻都在接受一定社會(huì)文化的教化和薰陶，因 此他們的思想、感情、性格、行為等，總是帶有一定社會(huì)文化的模式特征。人的許多活動(dòng)不能僅僅被看著 是個(gè)人的活動(dòng)，而是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的具體表象。單個(gè)的人和組織在活動(dòng)中所產(chǎn)生和形成的原始記錄材料都 有可能具有社會(huì)意義，而成為具有保存價(jià)值的檔案。

　　3、檔案具有保存價(jià)值

　　所謂保存價(jià)值，是對(duì)人類(lèi)社會(huì)具有進(jìn)步意義。人或社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生許多原始記錄材料， 但并非都具有保存價(jià)值，而被作為檔案保存。檔案的留存是以知識(shí)積累為前提的，不具備人類(lèi)知識(shí)增殖的 原始記錄材料，均不被視為檔案。即梁?jiǎn)⒊壬裕骸笆氛吆?？記述人?lèi)社會(huì)賡續(xù)活動(dòng)之體相，校其總 成績(jī)，求得因果關(guān)系，以為現(xiàn)代一般人活動(dòng)之資鑒者也?！保ㄍ希┧€說(shuō)：“史跡也者，無(wú)論為一個(gè)人 獨(dú)力所造，或一般人協(xié)力所造，要之必以社會(huì)為范圍，必其活動(dòng)力之運(yùn)用貫注能影響及于全社會(huì)，最少亦 及于社會(huì)之一部，然后足以當(dāng)史之成分。質(zhì)言之，則史也者，人類(lèi)全體或大多數(shù)之共業(yè)所構(gòu)成，故其性質(zhì) 非單獨(dú)的而社會(huì)的也。”（第2頁(yè)）在人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)中也會(huì)產(chǎn)生和形成大量在空間上表現(xiàn)為孤立、局部，在 時(shí)間上表現(xiàn)為偶然、斷滅的原始記錄材料，則不具備檔案的保存價(jià)值。檔案的保存價(jià)值，具體地說(shuō)，應(yīng)該 在空際上具有周遍性，在時(shí)際上具有連續(xù)性。是以時(shí)間為經(jīng)，以空間為緯，而構(gòu)成的社會(huì)記憶網(wǎng)絡(luò)。

　　4、檔案是動(dòng)態(tài)的復(fù)合概念

　　人類(lèi)社會(huì)生活是一條川流不息的長(zhǎng)河，檔案就是這條長(zhǎng)河中激起的浪花，只要人類(lèi)社會(huì)生活不停止， 檔案就會(huì)不斷的產(chǎn)生和形成，并長(zhǎng)久地發(fā)揮作用。同時(shí)，檔案是對(duì)某一社會(huì)群體活動(dòng)材料的匯集，實(shí)際上 是將個(gè)體的、零亂的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)有意識(shí)地匯集成“集體的記憶”，檔案因此具有群體的屬性。